Das Buch Executive Summary: Überzeugende Entscheidungsvorlagen für das Management von Claudia Meindel versucht Vielschreibern und Fachexperten („Der Fluch des Wissens“) ein Werkzeug an die Hand zu geben, um wichtige Themen bzw. Entscheidungsgrundlagen besser aufzubereiten. Ein Thema, das auch diese Seite bzw. die umfangreichen Ausarbeitungen (Leitfäden) betrifft. Ich hoffe, ich kann dieses erworbene Wissen nun auch hier besser anwenden. Hier ein paar Auszüge aus dem Buch:
Die meisten Menschen verbinden den Begriff Executive Summary mit diesen Zusammenfassungen, doch dahinter steht mehr. Es sind verdichtete Entscheidungsvorlagen von umfangreichen Sachverhalten aller Art, die es dem Management ermöglichen, Entscheidungen zu treffen, ohne dass weitere Papiere hinzugezogen werden, oder weitere Personen Stellungnahmen abgeben müssen.
Für Ihren nachhaltigen beruflichen Erfolg lohnt es sich daher, zielgerichtetes, lösungsorientiertes und auf den Empfänger ausgerichtetes Schreiben von Entscheidungsvorlagen zu erlernen und zu perfektionieren.
Ein Executive Summary dient nicht dazu, zu informieren, aufmerksam zu machen, in der Hoffnung, dass der Adressat die gewünschte Handlung vornehmen wird, sondern es zielt darauf ab, eine Meinung beim Adressaten zu bilden, ihm Handlungsalternativen aufzuzeigen und ihn so zu einer Entscheidung und/ oder Handlung zu veranlassen. In seiner Struktur ist ein Executive Summary kurz und knapp, klar und einfach. Es ist lösungsorientiert und aus sich heraus verständlich, so dass keine weiteren Anlagen oder Informationen notwendig sind, um eine Entscheidung zu fällen. Es bringt die Fakten auf den Punkt, stellt diese aber vollständig und mit allen Details dar, die aus der Sicht des Empfängers notwendig sind.
Ein Executive Summary erfordert, wie wir bereits erfahren haben, die Darstellung mehrerer Handlungsoptionen, aus welchen Sie eine Empfehlung für das weitere Vorgehen durch den Adressaten auswählen müssen.
Executive Summary:
- Worum geht es?
- Warum muss eine Entscheidung getroffen werden?
- Welche Ziele werden verfolgt?
- Welche Handlungsoptionen gibt es, um das identifizierte Ziel zu erreichen?
- Welche Parameter liegen der Darstellung der Handlungsoption zugrunde?
- Welche Folgen haben die Optionen für das Unternehmen?
- Welche Handlungsoption wird vom Verfasser empfohlen und warum?
Egal wie dick die Akte und egal wie komplex der Sachverhalt ist, über den Sie berichten, sollte ein Executive Summary nicht länger als eine, maximal zwei DIN A4 Seiten sein.
Welche Probleme möchte der Adressaten gelöst haben, welchen Kenntnisstand hat er, welche Fachbegriffe versteht er? Womit beschäftigt er sich? Dienen meine Ausführungen dazu, das Problem zu lösen, oder verliere ich mich in Details, die den Adressaten unnötig belasten und nichts zur Lösung des Problems beitragen?
ES: keine Aufzählung von bloßen Fakten, sondern es enthält verschiedene Handlungsoptionen und eine daraus abgeleitete Handlungsempfehlung.
Aus diesem Grund sollte die Schlussfolgerung aus der Argumentation immer am Anfang, das heißt oben an der Pyramidenspitze stehen.
Der Empfänger Ihrer Botschaft ist immer stärker an der Antwort interessiert, als daran, wie sie hergeleitet wurde.
Um die Plausibilität der Argumentationsstruktur sicherzustellen gelten für die Erstellung der Pyramide die folgenden Regeln:
- Die Kernaussage der Pyramidenspitze sollte immer die Antwort auf eine Frage des Lesers sein.
- In einem Executive Summary stellt die Kernaussage oft eine Empfehlung dar, deshalb sollte auf der zweiten Ebene das „Warum“ und das „Wie“ erläutert werden. Unter dem „Warum“ werden Grund 1 Grund 2, Grund 3, … aufgelistet, während unter dem „Wie“ Tipp 1, Tipp 2, Tipp 3, … dargestellt werden.
- Jedes Argument einer Pyramidenebene sollte immer die Zusammenfassung der Argumente der nächst tieferen Pyramidenebene sein.
- Die Argumente in jeder Gruppierung sollten immer logisch gleich, d. h. von der gleichen Art sein.
Berücksichtigen Sie bei der hierarchischen Strukturierung der Argumente die magische Zahl 7 plus/minus. Dies bedeutet, dass Sie – die Kernaussage an der Pyramidenspitze miteingerechnet – bis zur untersten Argumentationsebene für jede Gruppierung fünf bis maximal neun Einzelargumente darstellen. Haben Sie weniger, ist Ihre Argumentation möglicherweise nicht schlüssig dargestellt; bei mehr als neun Argumentationspunkten fällt es dem Leser schwer, die Schritte nachzuvollziehen.
Fair ist es, wenn Sie in Ihrer Entscheidungsvorlage Einwände, die erwartbar und im Bereich des Möglichen liegen, bereits vorwegnehmen und sich eine Antwort darauf zurechtlegen, da der Leser Ihres Executive Summary – anders als bei einem Vortrag – nicht die Möglichkeit hat, unmittelbar nach dem Durchlesen Fragen zu stellen.
Positiv bedeutet, „einer Lösung zugewandt“, die dem Adressaten hilft.
Auf den Punkt gebracht:
- Ein Executive Summary ist maximal zwei DIN A 4 Seiten lang und folgt dem Prinzip der ausgewählten Verdichtung.
- Argumentationsketten werden nach dem Pyramidenprinzip aufgebaut. Die Schlussfolgerung aus Ihren Argumenten Die Schlussfolgerung aus Ihren Argumenten stellen Sie immer an die erste Stelle, weitere Ausführungen dienen der Untermauerung.
- Tragen Sie irrationalen Bedenken oder Aversionen des Adressaten Rechnung.
- Bleiben Sie bei Ihrer Darstellung objektiv und enthalten Sie sich jeglicher persönlichen Wertung.
- Behandeln Sie die von Ihnen herangezogenen Fakten gleichwertig.
- Fehlende oder unterdrückte Daten und Fakten gefährden Ihre Glaubwürdigkeit.
- Verharren Sie nicht in der Schilderung von Problemen und Schwierigkeiten, sondern legen Sie Ihren Schwerpunkt auf die Darstellung von Lösungen.
Bevor Sie sich überlegen, wie Sie etwas schreiben, kommt immer die Frage, was Sie mit Ihrem Executive Summary erreichen wollen.
Um Ihr Ziel möglichst präzise zu formulieren, sollten Sie versuchen, es in einen Satz zu fassen.
Eine der wichtigsten Aufgaben für Zeitungsjournalisten ist es, interessante Überschriften für ihre Artikel zu finden, die den Leser neugierig machen und ihn zum Weiterlesen veranlassen.
Ein Executive Summary bedarf keiner großen Einleitung. Sie dient dazu, den Adressaten darauf einzustimmen, was von ihm erwartet wird: Soll er zustimmen, ist von ihm eine Abstimmung, eine Entscheidung gefordert? Oder soll er eine Stellungnahme abgeben?
Ihr Executive Summary soll dem Leser helfen, eine unter Umständen verfahrene Angelegenheit zu einem bestmöglichen Ende zu bringen. Fokussieren Sie Ihre Darstellung daher auf das „was ist zu tun“, nicht auf das „warum ist es schiefgelaufen“ oder „wer hat es zu vertreten“.
In ihren Augen ist daher eine „Entscheidung“ für eine einzige dargestellte Handlung keine echte Entscheidung. In diesem Fall ist es ratsam darzustellen, was passiert, wenn man alles so weiterlaufen lassen würde wie bisher. Die Entscheidung für das empfohlene Vorgehen hat dann den Charakter einer aktiven Steuerung und erscheint dem Adressaten nicht als erzwungene Reaktion.
Es gehört zu Ihren Aufgaben, die Konsequenzen und Risiken einer Handlungsalternative aufzuzeigen.
Ist meine Empfehlung die Kosten wert, die entstehen?
Welcher Satz enthält Ihre Kernaussage? Diese sollte im Eröffnungssatz des Absatzes stehen.
Alle weiteren Sätze erläutern das Thema detaillierter, bringen Beweise, Beispiele, Nachweise oder Klarstellungen. Sie sind in einer Entscheidungsvorlage nicht unbedingt erforderlich.
Alle Schwerpunkte müssen einen Bezug zu den Handlungsoptionen und der Handlungsempfehlung aufweisen
Zerlegen Sie Ihre Handlungsempfehlung in kleinere Schritte.
„Muss ich das alles wissen?“ Diese Frage zielt auf das gesamte Executive Summary, nicht nur auf Ihre Handlungsempfehlung.
